Untuk mendapatkan sertifikasi lacak balak PEFC, Anda harus mengembangkan dan menerapkan prosedur untuk memperhitungkan pembelian, pelacakan, pembuatan, penjualan dan pencatatan produk bersertifikat.
Sertifikasi lacak balak PEFC berdasarkan pada pedoman praktik terbaik untuk sertifikasi. Kami menggunakan pedoman ISO yang diterima secara global untuk memastikan independensi, transparansi dan ketidakberpihakan proses sertifikasi.
Persiapan Sertifikasi
Sertifikasi apa yang tepat untuk Anda?
Pertama, Anda harus menentukan cakupan sertifikasi Anda. Produk mana yang ingin Anda jual dengan klaim atau label PEFC? Apakah Anda sedang mencari sertifikasi untuk satu kali proyek? Bagian mana dari organisasi Anda yang melakukan aktivitas lacak balak? Apakah organisasi Anda memiliki aktivitas lacak balak di beberapa lokasi?
Anda dapat menentukan cakupan yang tepat untuk sertifikasi dan kami menyediakan beberapa solusi sertifikasi yang disesuaikan bila diperlukan, seperti sertifikasi individu, multi-lokasi, grup atau proyek.
Perhatikan versi standar lacak balak PEFC
Pada Januari 2020, PEFC menerbitkan versi terbaru dari Standar Sertifikasi Lacak Balak PEFC (ST 2002) dan Merek Dagang PEFC (ST 2001). Standar tersebut mulai berlaku pada 14 Februari 2020, dengan masa transisi 24 bulan. Hal ini menunjukkan bahwa hingga 14 Februari 2022, terdapat dua versi standar lacak balak PEFC : versi terbaru tahun 2020 dan versi lama tahun 2013. Saat ini, dimungkinkan untuk disertifikasi terhadap salah satu versi standar.
Sebelum mulai memenuhi persyaratan lacak balak PEFC, anda harus memilih versi standar mana yang ingin Anda sertifikasi. Saat membuat keputusan ini, harap mempertimbangkan bahwa lembaga sertifikasi tidak dapat menyediakan layanan sertifikasi untuk versi terbaru sampai mereka telah mengikuti pelatihan auditor dan menyesuaikan prosedur mereka.
Pemenuhan Persyaratan
Anda harus memenuhi persyaratan utama tertentu untuk mendapatkan sertifikasi lacak balak PEFC.
Prosedur garis besar sistem manajemen Anda harus sesuai dengan standar lacak balak PEFC Internasional (PEFC ST 2002). Anda dapat mengintegrasikan informasi ini ke dalam sistem yang ada dan mungkin telah diterapkan oleh perusahaan Anda, seperti prosedur ISO 9001 atau ISO 14001.
Anda perlu mengidentifikasi, memberi pengarahan, dan melatih personel yang bertanggung jawab untuk melakukan tugas yang akan memengaruhi penerapan dan pemeliharaan lacak balak; hal ini termasuk pembeli, staf pemasaran dan penjualan, dan lainnya. Sangat penting untuk memastikan bahwa setiap orang yang terlibat memiliki pengetahuan yang sesuai mengenai tujuan dan persyaratan sertifikasi lacak balak.
Anda perlu menerapkan pemeriksaan yang diperlukan untuk memverifikasi bahwa sumber material bersertifikat PEFC – produksi barang bersertifikat membutuhkan pengadaan material bersertifikat. Database online kami adalah sumber yang baik untuk mengidentifikasi pemasok material bersertifikat.
Anda harus menerapkan proses untuk memastikan bahwa Anda telah memisahkan produksi atau penanganan produk bersertifikat dari produk yang tidak bersertifikat, dan bahwa Anda telah memperhitungkan secara akurat untuk kandungan bersertifikat pada produk yang mengandung material bersertifikat dan tidak bersertifikat. Bukti mungkin diperlukan pada setiap tahap proses. Anda juga perlu menyimpan catatan untuk membuktikan bahwa seluruh sistem memenuhi persyaratan.
Kemudian, Anda harus melakukan tinjauan secara berkala terhadap sistem dan audit internal Anda setiap tahun. Audit internal ini merupakan tambahan dari audit eksternal pihak ketiga.
Proses Sertifikasi
Setelah Anda melalui semua persiapan dan pengaturan sistem lacak balak, Anda siap untuk mengajukan sertifikasi PEFC.
Lembaga Sertifikasi
Pertama, temukan lembaga sertifikasi yang diakui PEFC di negara Anda dan hubungi mereka. Anda dapat mencari Lembaga Sertifikasi menggunakan database online kami. Anda perlu mengajukan permohonan sertifikasi lacak balak dengan lembaga sertifikasi pilihan Anda.
Jika Anda telah menyiapkan sistem lacak balak yang sesuai dengan persyaratan standar lacak balak 2020, tanyakan pada lembaga sertifikasi yang Anda pilih, apakah mereka dapat menawarkan sertifikasi sesuai standar tersebut. Beberapa Lembaga Sertifikasi mungkin belum bisa menawarkan sertifikasi tersebut karena masa transisi 24 bulan.
Berdasarkan pengajuan ini, Anda akan menerima proposal, termasuk estimasi biaya. Lembaga sertifikasi menetapkan biaya sertifikasi lacak balak PEFC, sehingga harga dapat bervariasi menurut negara dan lembaga sertifikasi. Sebagian lembaga sertifikasi menetapkan biaya berdasarkan waktu yang dibutuhkan untuk melaksanakan audit. Waktu pelaksanaan audit bergantung pada sejumlah variabel, termasuk besarnya perusahaan dan kompleksitas lacak balak. Hal ini rata-rata berlangsung antara setengah hari dan dua hari.
Pelaksanaan Audit
Atur agar lembaga sertifikasi menilai sistem lacak balak anda terhadap standar lacak balak, dengan memastikan bahwa Anda telah memenuhi seluruh persyaratan. Hal ini akan mencakup kunjungan lokasi oleh auditor dari lembaga sertifikasi yang akan menilai kepatuhan Anda.
Sebagai bagian dari proses audit normal, lembaga sertifikasi dapat mengidentifikasi aspek lacak balak yang mungkin tidak sesuai dengan persyaratan standar. Sebelum memberikan sertifikasi, lembaga sertifikasi akan meminta Anda untuk menyelesaikannya dalam jangka waktu tertentu.
Sertifikat
Jika lembaga sertifikasi menemukan bahwa sistem lacak balak Anda memenuhi persyaratan sertifikasi, mereka akan menerbitkan sertifikat PEFC untuk Anda. Sertifikat tersebut berlaku untuk jangka waktu maksimal 5 tahun. Selama waktu itu, lembaga sertifikasi akan melaksanakan audit pengawasan setiap tahun untuk memastikan bahwa pengelolaan Anda terus mematuhi persyaratan lacak balak.
Setelah masa berlaku sertifikat habis, Anda akan diminta untuk menjalani audit sertifikasi ulang untuk memperbarui sertifikasi Anda.
Sumber: https://pefc.org/for-business/supply-chain-companies/how-to-get-certified